新事務所のご紹介 5月1日に事務所を移転いたしました！ 本年度事業計画の基本方針でも謳っていますが、経済の好循環を実現するためには、「生産性の向上」 が不可欠で、それは当協会の運営にも不可欠な要素であると日々実感しながら働く毎日です。 「生産性の向上」といえば、デジタル化のイメージが先行しますが、ハードとソフト両面から環境全般 を見直して無駄を省き効率を上げることに事務局全体で挑戦中です。 その一環として、5月から「120 WORKPLACE KOBE」の一角に移転しました。コワーキングスペース を併設したレンタルオフィスで、神戸新聞社が事業者やフリーランスの活動、イノベーションを支援 する目的で運営されている施設です。その運営には大学、金融機関、企業、自治体などがパートナー、 サポーターとして参画しています。場所は三宮 磯上公園の東側にある三宮スカイビルの8Fです。 最小限の専有スペースで新事務所を構え（登記も可能です）、コワーキングスペース（各社共通利用の 執務場所）も活用しながら、フリーアドレス（自席を持たない形式）での運営を開始しました。同時によ り柔軟な働き方の実践の観点から、テレワークやフレックスタイム勤務制（始業・終業時刻を職員の決 定に委ねる制度）の積極的な活用を推進しているところです。 当協会はテレワークに関しては、コロナ禍以前から環境の整備を始めておりましたが、フリーアドレ ス化に関しては消極的でした。しかし、スモールオフィス化とテレワーク稼働率を上げるためには、 フリーアドレスの導入が不可欠でしたので、この部分から取り組みを始めました。 具体的には、「とりあえず」で保管していた文書の見直しです。 簡単ではなかったのですが・・・、無理やり簡単にまとめますと下記のようになります。 ①文書保存期間一覧表作成 ②インターネット文書管理システムの検討、導入準備、職員全員への周知 ③各部での文書見直し（廃棄、保存、保管の分別） ④分別した資料や文書の整理（廃棄、倉庫行き、新事務所行き） ⑤倉庫に預ける保存文書の中で閲覧頻度が高い資料のPDF化 ⑥インターネット文書管理システムの稼働（倉庫に預ける） 始める前には難しいと思っていましたが、今は最小限の保管文書で何とか運営できております。 移転後ひと月経過したタイミングで職員対象に「働きやすさ」のアンケートを行いました。5段階評価 で平均は、上から2番目の「4」でした。良い点、良くない点様々ありますがトータルでは働きやすく なっているようです。 今回の記事では、文書保存に関してご紹介しましたが、本ページの内容に関するご質問がございまし たら、お気軽にお声がけください。 6 兵庫経協2024年夏号
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