そこで、まず、代表電話番号の必要性について、議論を行いました。代表電話番号を設けずに、職員 全員にスマホを配布し、名刺にはそれぞれの直通番号を掲載することを想定しましたが、信用性や対 外的な問題などから、代表電話番号は現段階では必要との結論に至りました。その議論の際に、業務 上の連絡は内外問わず履歴を残すためになるべくメールを中心に行うという方向性も決まりました。 とはいえ、一般の方からコンタクトをとっていただくツールがメールのみでは、コミュニケーション が少し閉鎖的ですし、会話で伝えたいというニーズもあり、代表電話番号の取得と職員へのスマホ貸 与の両輪で再検討を行いました。しかし、スマホ貸与は費用が高額になり、代表電話を置くためには 事務所での当番者が必要になります。また、当番者には電話で受けた内容を対象者にメールで伝える という新たな業務が発生し、非効率な上にコストが嵩む仕組みとなり、行き詰ってしまいました。 そこで、お取引のあったNTT西日本ビジネスフロントさんにご相談したところ、現在、導入している AGEphoneをご紹介していただきました。 このシステムは、代表電話番号を取得して、本体機器を事務所に設置、かかってきた電話を職員が 持っているプライベートのスマホに転送できるというものです。 これにより、職員へのスマホ貸与が必要なくなり、代表電話を転送することで、メールによる伝書鳩 のような業務も削減できました。 前回（兵庫経協夏号vol.394）に続き、新事務所での新しい取り組みについてご紹介します。 テレワークの拡大と、フリーアドレス化に必要なものは、どこにいても必要な情報にアクセスできる 機能でした。重要書類から“取り敢えず書類”まで多々あった資料は、PDFにしてクラウドに上げるこ とと、倉庫を活用する方法でクリアしました（夏号をご参照ください）が、電話の取り扱いをどのよ うにするのは、いろいろと悩みました。前事務所では各人のデスクに電話を設置し、かかってきた電 話には全員が応対できて、それぞれに内線で転送するという一般的なスタイルでした。全員がテレ ワークという状況でも業務を円滑に行うために（実際は未だそのような状況になったことはありませ んが）、自宅で電話応対ができる方法を模索しました。 新事務所のご紹介PARTⅡ ＜旧事務所の電話環境＞ ＜新事務所の電話環境＞ 外線 テレワーク 外線 外線 外線 内線 外出先 内線 事務所 事務所 誰かがとって、対象者に内線で転送 4 兵庫経協2024年秋号
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